dla wystawców

REGULAMIN FESTIWALU KULINARNEGO MAZURY ZACHODNIE OD KUCHNI

I. INFORMACJE OGÓLNE
1. Festiwal Kulinarny „Mazury Zachodnie od kuchni…spotkajmy się przy stole”, zwany dalej Festiwalem jest wydarzeniem w ramach projektu „Mazury Zachodnie od Kuchni” współfinansowanego ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Program NOWEFIO na lata 2021-2030.
2. Festiwal skierowany jest do mieszkańców regionu Mazur Zachodnich, turystów, gości, restauratorów, lokalnych wytwórców żywności oraz innych zainteresowanych osób. Charakter przedsięwzięcia nawiązuje do dziedzictwa kulinarnego, tradycji i historii regionu Mazur Zachodnich.
3. W ramach Festiwalu istnieje możliwość organizowania dodatkowych poza zapisanymi w projekcie atrakcji o charakterze kulinarnym, kulturalnym, sportowym, historycznym, integracyjnym i turystycznym w oparciu o inne finansowanie niż ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Program NOWEFIO na lata 2021-2030.
4. Organizatorem Festiwalu jest Stowarzyszenie Zachodniomazurska Lokalna Organizacja Turystyczna, Pl. 1000-lecia P.P. 1A, 14-100 Ostróda.
5. Miejsce Festiwalu plaża przy Hotelu Anders w Starych Jabłonkach.
6. Wstęp na Festiwal jest bezpłatny.
7. Podczas Festiwalu dopuszcza się handel w miejscu do tego przeznaczonym.
8. Podczas Festiwalu zostanie zorganizowany Konkurs Kulinarny na podstawie odrębnego Regulaminu.
9. Podczas Festiwalu możliwe jest wystawianie stoisk promocyjnych, informacyjnych innych firm i podmiotów, w tym podmiotów ekonomii społecznej po uzgodnieniach indywidualnych z Organizatorem i wyrażeniu zgody przez właściciela terenu.
10. W trakcie Festiwalu, w specjalnie wyznaczonej strefie prowadzona będzie sprzedaż produktów związanych z regionem i o charakterze kulinarnym:
– potrawy i wyroby regionalne (chleby, placki ziemniaczane, ryby, pierogi, szynki wędzone, sery, suszone owoce itp.)
– miody
– artykuły spożywcze
– gastronomia (w tym pozyskanie odpowiednich zezwoleń): cydr, piwo, miód piwny, nalewki, wódki, wina, soki
– produkty ekologiczne
– ceramika artystyczna, użytkowa
– dzbany, wazy, kubki i inne naczynia
– wyroby regionalne
– świece, koronki
– pamiątki, ozdoby, rękodzieło
– kosmetyki, perfumy, mydła, kremy
11. Nie wyraża się zgody na sprzedaż dań typu kebab, pizza oraz dań kuchni innej niż polska i regionalna.
12. W programie Festiwalu przewiduje się część artystyczną na scenie oraz działania mające na celu pogłębienie wiedzy i świadomości mieszkańców na temat dań regionalnych i tradycji kulinarnej regionu Mazur Zachodnich.
13. Szczegółowe informacje o wystawcach i program wydarzenia udostępniane będą na stronie www.odkuchni.travel, w prasie lokalnej, w mediach społecznościowych.

II. WYSTAWCY
WARUNKI UDZIAŁU WYSTAWCÓW
1. Na Festiwalu – w charakterze Wystawcy w specjalnie wydzielonej strefie handlowej – mogą brać udział podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje, zrzeszenia, koła gospodyń wiejskich itp.
2. Podmioty zainteresowane udziałem w Festiwalu w charakterze Wystawcy, powinny kontaktować się z Organizatorem:
Stowarzyszenie ZLOT, tel. +48 501 220 085, biuro@odkuchni.travel
3. Warunkiem udziału Wystawców jest:
a) przesłanie zgłoszenia do dnia 12.05.2022 r – Załącznik nr 1 do Regulaminu,
b) zaakceptowanie przez Organizatora asortymentu wystawcy,
c) bezwzględne przestrzeganie regulaminu,
d) uiszczenie z góry opłaty za podłączenie do energii elektrycznej (jeżeli dotyczy). Ilość stanowisk z dostępem do prądu ograniczona. Fakturę wystawia właściciel terenu.
4. W przypadku rezygnacji z udziału z przyczyn zależnych od Wystawcy, opłata za prąd nie zostanie zwrócona.
5. Zakazuje się korzystania z własnych źródeł prądu na terenie festiwalu, innych niż te, które wskaże Organizator.
6. Zgłoszenia należy dokonać poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie www.odkuchni.travel. Wszelkie dodatkowe czynności, w szczególności związane z procedurą odwoławczą i rezygnacją, wymagają formy pisemnej.
7. Zgłoszenie musi obejmować opis produktów przeznaczonych do sprzedaży prezentacji, degustacji, sprzedaży, oferty gastronomicznej itp. Zabronione jest przedstawianie na stoisku – w jakimkolwiek celu – produktów innych niż zgłoszone. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Festiwalu.
8. Termin zgłoszenia wystawców może zostać wydłużony do czasu wyczerpania dostępnych miejsc handlowych.
9. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na udział w Festiwalu bez podawania przyczyn.
10. Potwierdzenie uczestnictwa w Festiwalu następuje w formie telefonicznej, pisemnej lub mailowej.
11. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Festiwalu możliwa jest w formie pisemnej do dnia 25.05.2022. W wyjątkowych sytuacjach rozstrzyga Organizator.
12. Organizator ma prawo odmówić użyczenia miejsca handlowego podmiotowi, którego ofertę uważa za niezgodną z głównymi założeniami idei Festiwalu.
13. Wystawcy zobowiązują się do uszanowania charakteru wydarzenia i miejsca, poprzez niewystawianie towarów sprzecznych ze specyfiką Festiwalu, odpowiednią aranżację stoiska. Wystawcy zobowiązują się również do usunięcia tych elementów swej oferty, które Organizator uzna za niemożliwe do pogodzenia z charakterem Festiwalu.
14. Każdy z Wystawców powinien posiadać aktualne ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności w zakresie odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków.

ZASADY WYSTAWIANIA
1. Wystawiający nie może bez zgody Organizatora odstąpić lub udostępnić całego lub części stoiska innym wystawiającym.
2. Użyczenie powierzchni wystawienniczej pod działalność handlową jest bezpłatne, a Organizator nie pobiera opłat za użyczenie ww. powierzchni.
3. Udostępnienie przyłącza energii elektrycznej – wyłącznie dla stoisk spożywczych (niezbędne jest posiadanie własnych przedłużaczy)
– 220 V – 80 zł netto / dzień
– 380 V – 130 zł netto/ dzień
4. Wystawca w zgłoszeniu przedstawia szczegółowe zapotrzebowanie na energię elektryczną. Wystawca na własny koszt zaopatruje się w przedłużacz o długości do 30 m.
5. Brak zgłoszenia zapotrzebowania na energię skutkuje nieudostępnieniem stoiska Wystawcy do przyłącza z napięciem elektrycznym.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczania konkretnych miejsc określonym wystawcom, zgodnie z koncepcją organizacyjną i warunkami technicznymi Festiwalu.
7. Zawieszenie baneru, ustawienie balonu reklamowego – opłata do negocjacji.
8. Wystawca zobowiązany jest zadbać o estetyczny wygląd stoiska. Wystawiający aranżują stoiska zgodnie z własną koncepcją i na własną odpowiedzialność i ryzyko. W przypadkach naruszeń zasad współżycia społecznego i bezpieczeństwa innych osób, Wystawca ma obowiązek, na żądanie Organizatora, do usunięcia lub poprawy określonych elementów stoiska.
9. Wystawiający zobowiązuje się do prowadzenia działalności handlowej w godzinach trwania Festiwalu, czyli 05 czerwca 2022 r. od godziny 12.00 do godziny 20.00
10. Wystawiający nie może, bez zgody Organizatora, zająć większej powierzchni niż określona w zgłoszeniu. Zgoda i ewentualne warunki odpłatności pozostają do szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem.
11. Wystawca ma prawo reklamy i różnych form promocji swoich produktów w obrębie wynajętej powierzchni, o ile nie zakłóca ona toku działalności innych uczestników Festiwalu.
12. Ze względu na wymagania Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Urzędu Skarbowego, Państwowej Inspekcji Pracy, Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, Przepisów Przeciwpożarowych. itp. Instytucji, Wystawcy są zobowiązani do posiadania aktualnych badań, zezwoleń, certyfikatów itp. Odpowiedzialność za spełnienie wymagań spoczywa w całości na Wystawcy.
13. Jeżeli wymagają tego przepisy, Wystawca jest zobowiązany we własnym zakresie uzyskać stosowne pozwolenia, w tym w szczególności w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych.
14. Organizator zastrzega sobie możliwość ustanowienia dodatkowych zasad sprzedaży napojów alkoholowych, w tym wskazania miejsca sprzedaży.

ZASADY ORGANIZACYJNE
1. Wystawca ma obowiązek przygotowania stoiska w strefie handlowej do godziny 10.00 w dniu 05.06.2022 r.
2. Teren Festiwalu w strefie handlowej udostępniony będzie dla Wystawców w dniu 05.06.2022 roku. od godz. 6.30.
3. Wystawca ma obowiązek zająć miejsce przyporządkowane przez Organizatora.
4. Festiwal udostępniony jest dla Odwiedzających w dniu 05 czerwca 2022 r. od godziny 12.00 do godziny 20.00
5. Wystawca nie ma prawa rozpocząć składania stoiska handlowego w dniu 05.06.2022 wcześniej niż po godzinie 18.00, nawet gdy wcześniej wysprzeda cały asortyment.
6. Dojazd samochodem do stoiska w celu wyładunku oraz transport przedmiotów o dużych rozmiarach możliwy będzie wyłącznie poza godzinami otwarcia dla odwiedzających.
7. Obowiązuje zakaz parkowania pojazdów na terenie Festiwalu. Parkowanie pojazdów uprawnionych może odbywać się wyłącznie za zgodą Organizatora i wyznaczonym przez Organizatora miejscu.
8. Demontaż stoiska i wywóz wyposażenia przed zakończeniem Festiwalu jest zabroniony.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież mienia wystawców oraz zniszczenia powstałe w wyniku działania czynników atmosferycznych, przerw w dostawie prądu, aktów wandalizmu oraz innych przyczyn losowych, niezależnie od podejmowanych przez Organizatorów działań mających na celu zapobieganie i minimalizację powyższych zagrożeń.
10. Wystawcy za asortyment, elementy zabudowy stoiska oraz wszelkie inne przedmioty pozostawione w miejscu odbywania się Festiwalu ponoszą samodzielną odpowiedzialność.
11. Zabronione są działania prowadzące do niszczenie elementów wyposażenia stoisk i wprowadzające zagrożenie bezpieczeństwa uczestników Festiwalu, szczególnie:
a. podłączania i użytkowania niesprawnych urządzeń elektrycznych;
b. wykonywania prac elektrycznych przez nieuprawnione osoby i bez zgody Organizatora;
c. pozostawiania bez dozoru działających urządzeń, które nie są przeznaczone do ciągłej eksploatacji;
d. używania urządzeń gazowych bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatora;
e. używania źródeł otwartego ognia bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem;
f. wnoszenia, przechowywania, eksponowania materiałów niebezpiecznych;
g. stwarzania zagrożenia pożarowego;
h. blokowania dróg ewakuacyjnych;
12. Wystawca ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia wyposażenia stoiska, powstałe w trakcie trwania Festiwalu z winy Wystawcy.
13. Za rzeczy własne pozostawione przez Wystawcę, Organizator nie ponosi odpowiedzialności i mogą zostać one usunięte lub zutylizowane na koszt Wystawcy.
14. Wystawiający jest zobowiązany pozostawić teren stoiska uporządkowany i czysty.
15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdyby Festiwal nie doszedł do skutku lub uległ skróceniu z przyczyn niezależnych od Organizatora.
16. W przypadku odwołania lub skrócenia Festiwalu Organizator nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej a także nie zwraca kosztów przyłączenia do energii elektrycznej.

III. DANE OSOBOWE
Na podstawie art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) informuję, iż: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Zachodniomazurska Lokalna Organizacja Turystyczna, Pl. 1000-lecia P.P. 1A, 14-100 Ostróda.
1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: Marlena Rogowska tel. 501 220 085;
2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu zapewnienia realizacji zadań statutowych, dochodzenia ewentualnych roszczeń prawnych, dotyczących działalności Stowarzyszenia Zachodniomazurska Lokalna Organizacja Turystyczna na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) i b);
3) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą:
– podmioty uprawnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
– podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające);
4) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny realizacji wskazanego w punkcie 2 celu przetwarzania w tym również obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa;
6) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
7) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do UODO, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, jeśli tak zostało określone w przepisach prawa lub dobrowolne, jeżeli odbywa się na podstawie państwa zgody lub ma na celu zawarcie umowy. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości realizacji określonych czynności lub brak możliwości zawarcia umowy;
9) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Administrator:
Stowarzyszenie Zachodniomazurska Lokalna Organizacja Turystyczna,
Pl. 1000-lecia P.P. 1A, 14-100 Ostróda
tel. 501 220 085, e-mail: biuro@odkuchni.travel

IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu.
2. Organizator zastrzega możliwość odwołania Festiwalu lub jego części.
3. Wszystkie spory wynikłe na tle wykonania niniejszego Regulaminu rozstrzygać będzie właściwy rzeczowo sąd w Ostródzie.